Hướng dẫn truyền tin đối với các Tổ chức tham gia BHTG là Quỹ tín dụng nhân dân cơ sở - Kinh nghiệm từ Chi nhánh BHTG khu vực Đông Bắc Bộ.

Theo phương pháp truyền thống, các đơn vị gửi báo cáo cho BHTGVN bằng văn bản qua đường bưu điện. Phương pháp này rất thủ công, chậm chễ, hay bị thất lạc và báo cáo thường không đầy đủ. Chính vì vậy, BHTGVN đã xây dựng đề án hỗ trợ truyền tin cho các TCTG BHTG và triển khai thí điểm từ năm 2007. Thay vì gửi báo cáo bằng giấy, các TCTG BHTG gửi báo cáo điện tử cho BHTGVN qua đường truyền internet.

Hệ thống truyền tin báo cáo là một ứng dụng nghiệp vụ của BHTGVN cung cấp cho các TCTG BHTG được xây dựng trên nền internet, thuận lợi cho các TCTG BHTG truyền báo cáo tới BHTGVN, giúp tiết kiệm thời gian. Hệ thống cũng ứng dụng công nghệ chữ ký điện tử (digital signature), xác thực chứng chỉ (certificate authority), mã hóa và bảo mật đường truyền internet (SSL), đảm bảo tính đúng đắn, tin cậy, xác thực, chống chối bỏ của các báo cáo gửi đi và nhận được. Đặc biệt, hệ thống thông tin báo cáo này do BHTGVN hỗ trợ miễn phí cho các TCTG BHTG, được triển khai thí điểm, chạy thử và hiện nay đã thực hiện rộng rãi đối với tất cả các TCTG BHTG trong cả nước.

Thực trạng công tác truyền tin tại Chi nhánh BHTG khu vực Đông Bắc Bộ

Chi nhánh Bảo hiểm tiền gửi khu vực Đông Bắc Bộ là một trong các Chi nhánh có số lượng các TCTG BHTG được quản l‎ý với số lượng lớn với 281 Quỹ tín dụng nhân dân cơ sở (QTDNDCS). Tại thời điểm tháng 6/2011, khi chưa bàn giao tỉnh Ninh Bình cho Chi nhánh BHTG khu vực Bắc Trung Bộ, số lượng các QTDNDCS do Chi nhánh BHTG khu vực Đông Bắc Bộ quản lý lên đến 320 đơn vị. Nhận thấy được sự cần thiết và tính thiết thực của đề án hỗ trợ truyền tin cho các TCTG BHTG, Chi nhánh đã thực hiện đi đầu trong việc thí điểm, thực hiện hỗ trợ và hướng dẫn các TCTG BHTG từ đầu năm 2007.

Thuận lợi từ sự ủng hộ của các cơ quan liên quan

Trong quá trình thực hiện, Chi nhánh đã nhận được sự ủng hộ của Chi nhánh Ngân hàng nhà nước các tỉnh, thành phố; sự quan tâm, hỗ trợ, của ban lãnh đạo, Phòng Công nghệ tin học BHTG Việt Nam; sự hưởng ứng của đông đảo các TCTG BHTG.

Trên địa bàn quản lý của Chi nhánh có 90% các QTDNDCS trang bị máy tính có sử dụng phần mềm ứng dụng phục vụ hoạt động kinh doanh và cho công tác quản lý, lập báo cáo thống kê theo Quy định tại Quyết định 477/QĐ-NHNN và 1747/QĐ-NHNN của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, sau này là Thông tư số 21/2010/TT-NHNN ngày 08/10/2010 (có hiệu lực thi hành từ ngày 01/07/2011) thay thế 2 Quyết định trên. Cho đến nay, phần lớn các đơn vị đã trang bị đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho hoạt động gửi báo cáo theo quy định và hiện đang thực hiện truyền tin báo cáo điện tử về Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước các tỉnh.

Do yêu cầu của hoạt động kinh doanh, sự tăng trưởng về quy mô của các TCTG BHTG và sự tiến bộ của khoa học công nghệ, các TCTG BHTG trên địa bàn đã dần nâng cấp hệ thống máy vi tính cũng như đường truyền internet với tốc độ cao thuận lợi cho công tác truyền báo cáo điện tử.         

Phần mềm kế toán của các QTDNDCS trên địa bàn đang sử dụng chủ yếu do các Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước hoặc do Công ty TNHH Tin học Thịnh Toàn cung cấp, về cơ bản đáp ứng được yêu cầu về chế độ thông tin báo cáo theo quy định tại Quyết định 192/QĐ-BHTG13, Công văn 637/CV-BHTG12 của BHTG Việt Nam về các chỉ tiêu báo cáo, cấu trúc file dữ liệu gửi BHTG Việt Nam.

Đội ngũ cán bộ trẻ của Chi nhánh BHTG khu vực Đông Bắc Bộ tương đối đồng đều về trình độ tin học là nòng cốt cho việc hướng dẫn các TCTG BHTG cài đặt đường truyền, hướng dẫn truyền tin và giúp các TCTG BHTG khắc phục các sự cố phát sinh trong quá trình truyền tin.

Tuy nhiên, quá trình triển khai đã gặp phải một số khó khăn như:

File báo cáo do phần mềm ứng dụng được sử dụng tại các QTDND tạo ra chưa phù hợp với cấu trúc file báo cáo do BHTG Việt Nam quy định do vậy cán bộ Chi nhánh phải hướng dẫn đơn vị chỉnh sửa trước khi ký và gửi báo cáo.

Một số chỉ tiêu báo cáo thống kê theo quy định của BHTGVN chưa được xây dựng trong phần mềm ứng dụng tạo báo cáo của các đơn vị như: Chỉ tiêu lãi suất, chỉ tiêu số dư tiền gửi thuộc đối tượng bảo hiểm, các báo cáo theo Quyết định 18/2007/QĐ-NHNN của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam...

Hệ thống cung cấp thông tin báo cáo của các TCTG BHTG không tương thích với một số trình duyệt web thường được sử dụng như Mozilla Firefox hoặc Google Chrome; hệ thống này được nâng cấp nhiều lần vào đúng kỳ báo cáo dẫn đến các đơn vị không truyền tin được cho BHTGVN.

Mặt khác, đường truyền internet tại các QTDND ở xa trung tâm thường chậm và hay bị đứt đường truyền, các sự cố về thiên tai như bão cũng là nguyên nhân gây đứt đường truyền internet, máy chủ của BHTGVN bị sự cố dẫn đến các TCTG BHTG không truyền được báo cáo điện tử…

Về phía các TCTG BHTG, trang thiết bị tin học tại nhiều TCTG BHTG còn lạc hậu (máy tính cũ, một số đơn vị sử dụng đường truyền kết nối công cộng vnn1269 nên tốc độ đường truyền chậm và hay bị rớt mạng), phần mềm kế toán được sử dụng tại các TCTG BHTG còn bị lỗi, các đơn vị còn sử dụng nhiều loại phần mềm kế toán do các đơn vị cung cấp khác nhau do vậy cán bộ hỗ trợ truyền tin gặp nhiều khó khăn, mất thời gian nghiên cứu, khắc phục.

Hầu hết là các QTDNDCS có trình độ ứng dụng công nghệ tin học còn hạn chế, không có cán bộ công nghệ thông tin chuyên trách, khả năng tiếp thu và thao tác chậm, do vậy các đơn vị không tự cài đặt được chương trình truyền tin cũng như khắc phục các lỗi phát sinh trong quá trình truyền tin.

Công tác tổ chức và biện pháp thực hiện

Trước tình hình đó, Chi nhánh BHTG VN khu vực Đông Bắc Bộ đã xây dựng kế hoạch và các giải pháp thực hiện cụ thể:

- Chuẩn bị và soạn thảo tài liệu hướng dẫn:

Để thực hiện triển khai thí điểm Đề án hỗ trợ truyền tin của BHTGVN, Chi nhánh đã thành lập Đoàn công tác khảo sát tình hình thực tế tại các QTDNDCS, qua đó nghiên cứu xây dựng phương pháp và nội dung tài liệu hướng dẫn cài đặt và thao tác truyền tin báo cáo về BHTGVN. Đồng thời, xem xét các phần mềm kế toán được sử dụng tại các QTDNDCS, cấu trúc các file báo cáo, các chỉ tiêu thống kê được tạo ra từ phần mềm kế toán của các đơn vị, bổ sung thêm các chỉ tiêu báo cáo theo yêu cầu của BHTGVN.

- Tập huấn cho cán bộ làm công tác hướng dẫn truyền tin:

Sau khi đã thực hiện cài đặt và truyền thử, Chi nhánh đã tổ chức tập huấn cho các cán bộ làm công tác truyền tin để nắm vững quy trình và hướng dẫn được cho các đơn vị thực hiện, khắc phục những lỗi có thể xảy ra trong quá trình truyền tin. Đồng thời, Chi nhánh đã soạn thảo cẩm nang sử dụng cho cán bộ thực hiện công tác truyền tin.

- Triển khai đồng loạt cho các QTDNDCS

Tại tỉnh Thái Bình là tỉnh có số lượng lớn các QTDNDCS:

+ Trước hết Chi nhánh yêu cầu các đơn vị đăng k‎ý truyền tin theo mẫu quy định của BHTGVN, tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của đơn vị và cá nhân đăng k‎ý, tổng hợp gửi Phòng Công nghệ BHTGVN cấp chữ k‎ý điện tử cho các đơn vị đó.

+ Xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện truyền tin theo nhóm khách hàng, đảm bảo phù hợp cung đường đi, nhóm các đơn vị sử dụng phần mềm và không ảnh hưởng đến hoạt động của các QTDNDCS được hỗ trợ truyền tin. Chi nhánh cố gắng sắp xếp hài hòa, bố trí xen kẽ giữa công tác kiểm tra, công tác thanh lý và công tác truyền tin để tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả công tác cao nhất.

+ Sau mỗi đợt truyền tin đều có đánh giá, tổng kết rút kinh nghiệm để tìm ra phương pháp và cách khắc phục hiệu quả cho đợt công tác tiếp theo. Đồng thời, thực hiện giúp các đơn vị duy trì việc thực hiện truyền tin cho BHTGVN.

Nguồn: Số liệu các QTDNDCS  truyền tin báo cáo điện tử từ tháng 07/2007 đến tháng 02/2013 tại Chi nhánh BHTG khu vực Đông Bắc Bộ

Sau khi thử nghiệm thành công tại tỉnh Thái Bình, Chi nhánh đã mở rộng hỗ trợ truyền tin cho các tỉnh khác trong địa bàn. Từ năm 2008 đến tháng 5/2011, với sự nỗ lực của cán bộ nhân viên Chi nhánh, số lượng TCTG BHTG đã được truyền tin đã truyền tin cho BHTGVN tương đối ổn định. Tuy nhiên, nhiều đơn vị đã được hỗ trợ nhưng không thực hiện truyền tin được mà vẫn phải gửi báo cáo giấy cho BHTGVN. Tỷ lệ các TCTG BHTG đã được hỗ trợ truyền tin thành công cho BHTGVN chưa đạt kết quả như mong muốn. Một số đơn vị được hỗ trợ truyền tin bị đứt đường truyền do nhiều nguyên nhân, đặc biệt trong giai đoạn cuối năm 2011 đến cuối tháng 10/2012. Tuy nhiên, nhờ sự chỉ đạo sát sao của Ban lãnh đạo Chi nhánh, nỗ lực của các cán bộ Nghiệp vụ tại Chi nhánh cùng với những hỗ trợ của Phòng Công nghệ BHTGVN, sự phối hợp của Chi nhánh NHNN các tỉnh thành phố và sự ủng hộ của TCTG BHTG; đặc biệt là từ tháng 11/2012 tỷ lệ các QTDND truyền được báo cáo điện tử cho BHTGVN được nâng lên rõ rệt.

Có được kết quả như vậy cũng là do Chi nhánh đã đổi mới phương pháp triển khai như: nhân rộng cán bộ làm công tác truyền tin, phân công từng cán bộ phụ trách địa bàn, tăng cường hỗ trợ từ xa qua điện thoại và internet, mở rộng hỗ truyền trợ truyền tin tại một số tỉnh khác trên địa bàn quản lý.

Cho đến nay, với hơn 300 lượt hỗ trợ cài đặt và hướng dẫn truyền tin cho các TCTG BHTG, các TCTG BHTG thuộc địa bàn quản lý của Chi nhánh đã thực hiện tương đối tốt việc truyền thông tin báo cáo điện tử cho BHTGVN.

Bài học kinh nghiệm và một số đề xuất

Trên cơ sở thực tế triển khai hệ thống truyền tin báo cáo tại Chi nhánh BHTGVN khu vực Đông Bắc Bộ, một số bài học kinh nghiệm rút ra và các giải pháp được đề xuất như sau:

Về phía Chi nhánh BHTG khu vực Đông Bắc Bộ:

- Phối hợp chặt chẽ với Chi nhánh Ngân hàng nhà nước các tỉnh, thành phố; các đơn vị cung cấp phần mềm kế toán cho các TCTG BHTG trên địa bàn và Phòng Công nghệ BHTGVN để quá trình thực hiện được thuận lợi; 

- Tiếp tục tập huấn, nâng cao trình độ tin học, kỹ năng hướng dẫn cho cán bộ nghiệp vụ tại Chi nhánh trong việc hướng dẫn và khắc phục lỗi phát sinh trong quá trình thực hiện truyền tin;

- Tiếp tục duy trì và nhân rộng thêm số lượng cán bộ làm công tác truyền tin và nâng cao vai trò của cán bộ phụ trách địa bàn trong việc đôn đốc, hướng dẫn cài đặt và khắc phục sự cố kịp thời cho các TCTG BHTG trong quá trình truyền thông tin báo cáo. Kết quả thực hiện cho thấy, việc làm tốt công tác này đã mang lại hiệu quả cao cho công tác truyền tin;

- Hướng dẫn các TCTG BHTG lồng ghép đầy đủ các chỉ tiêu thông tin báo cáo theo yêu cầu của BHTGVN;

- Kết hợp công tác truyền tin với công tác kiểm tra, công tác thanh lý; sử dụng hướng dẫn truyền tin từ xa qua điện thoại hoặc qua phần mềm hỗ trợ từ xa Teamviewer để tiết kiệm chi phí cho BHTGVN.

Các TCTG BHTG:

- Tạo điều kiện thuận lợi để các cán bộ của BHTGVN cài đặt ứng dụng truyền tin, khắc phục sự cố trong quá trình thực hiện;

 - Thực tế cho thấy, để truyền được báo cáo điện tử cho BHTGVN, cán bộ làm công tác truyền tin tại đơn vị là một trong những mắt xích quan trọng nhất trong quá trình thực hiện. Vì vậy, các TCTG BHTG nên có kế hoạch đào tạo những cán bộ có trình độ tin học khá, có khả năng tiếp thu tốt những ứng dụng khoa học công nghệ mới để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao trong hoạt động kinh doanh hiện nay;

- Từng bước nâng cao, đổi công nghệ theo năng lực tài chính của mình như nâng cấp máy vi tính, thay thế đường truyền internet kết nối công cộng bằng đường truyền có tốc độ cao như ADSL để truyền tin báo cáo điện tử cho Chi nhánh Ngân hàng nhà nước cũng như BHTGVN.

Đối với BHTGVN:

- Hệ thống cung cấp thông tin báo cáo được coi là hết sức cần thiết cho việc hoàn thành chức năng nhiệm vụ của BHTGVN. Hệ thống này giúp tiếp nhận thông tin đầu vào được đầy đủ, nhanh chóng, chính xác hơn, tiết kiệm chi phí cho các TCTG BHTG. Chính vì vậy cần nâng cấp, hoàn thiện và ổn định hệ thống máy chủ cũng như Hệ thống cung cấp thông tin báo cáo của các TCTG BHTG để tiếp nhận và xử lý thông tin báo cáo. Đồng thời hoàn thiện tính năng phát hiện lỗi trong file báo cáo giúp các đơn vị chỉnh sửa kịp thời. Thêm vào đó, BHTGVN nên có biện pháp để hệ thống này tương thích với các trình duyệt web thường được sử dụng thực hiện truyền tin;

- Tạo chữ ký điện tử và user phê duyệt nhanh chóng, kịp thời hơn cho các đơn vị đã đăng ký truyền tin theo quy định của BHTGVN;

- Phần mềm ứng dụng tại các TCTG BHTG còn thiếu nhiều chỉ tiêu báo cáo theo yêu cầu của BHTGVN. Do vậy, các đơn vị gặp khó khăn khi ghép thêm các chỉ tiêu thống kê, không truyền được báo cáo do file báo cáo tạo ra không phù hợp cấu trúc file báo cáo của BHTGVN; hoặc không truyền được các báo cáo theo Quyết định 18/2007/QĐ-NHNN. Do đó, việc xây dựng ứng dụng và hỗ trợ các TCTG BHTG tạo lập chỉ tiêu thông tin báo cáo theo yêu cầu của BHTGVN được đặt ra là rất cần thiết.